دچار شده‌ایم. مدت‌هاست. دچار سندرم جلسات بی‌خاصیت.
جلسه میرفتیم. ساعت ۱ بعد از ظهر شروع میشد ساعت ۵ و ۶، با کلی دستور جلسه باقیمانده و با کلی تصمیم گرفته نشده و پا در هوا و معلق و خسته و فرسوده و با منت و رأفت رئیس، جلسه تمام میشد.
کجا؟ اصلاً مهم نیست. این جلسات می‌تواند در یک دانشگاه، می‌تواند در یک مرکز تحقیقات، می‌تواند در یک بیمارستان، می‌تواند در یک شرکت خصوصی با تخصص عمرانی، می‌تواند در یک شرکت دولتی و با هر مسئولیتی رخ دهد، که رخ میدهد، که زیاد هم رخ میدهد. اصلاً خصوصی و دولتی بودنش، بزرگ و کوچک بودن شرکت و سازمانش، تعداد افراد حاضر در جلسه‌اش، هیچکدام‌شان اهمیتی ندارند.
تمام این سالها برایم پر بود از این جلسات. جلسات طولانی با دستور جلسه‌های مبهم با تصمیم‌گیری‌های مبهم تر و با مصوبات اجرا نشونده.
ساعات مصرف شده
این تعداد جلسات را که ضرب در ساعاتشان کنیم و جواب را ضرب در تعداد افراد حاضر در هر کدام از این جلسات، ساعاتهای ترسناکی را به ما نشان میدهد. از اینکه چه میشد در این جلسات کرد که بگذریم حداقل حسنش این میتوانست باشد که اصلا برگزار نشود.
شباهت این جلسات اعجاب آور است. یعنی اگر میخواستیم یک سناریو بدهیم دست افراد و بگویم از رویش اجرا کنید این قدر مشابهت رخ نمیداد. به تجربه دیده‌ام که رئیس آن دانشگاه و رئیس آن مرکز تحقیقاتی و رئیس آن یکی اداره دولتی و رئیس آن یکی شرکت خصوصی و رئیس آن بیمارستان و …. همگی با یک ادبیات صحبت میکنند. همه‌شان با ادبیات تهدید و ارعاب و گاهی با ته مایه‌های تحقیر با اعضای جلسه صحبت می‌کردند. فقط شدت و ضعفش با هم فرق میکند وگرنه محتوایش یکی است. ادبیاتی مانند اینکه من این همه زحمت میکشم اما شما با جدیت لازم کار نمی‌کنید. این جایگاه فعلی شایسته سازمان ما نیست و ….
شکار…
یکی‌شان می‌گفت من این همه شکار میکنم اما شما نمی روید شکارها را نمی‌آورید. کارهایش و جلسات دیگرش را به شکار تشبیه میکرد. کاش به او می‌گفتم، کاش شجاعتش را داشتم و به او می‌گفتم نیازی به این همه شکار نبود، اولین شکار را به سرمنزل می‌رساندید مسئولیت‌تان را به حد کمال انجام داده بودید. البته یکبار در دانشگاه گفتم چنین حرفی را و بعد از چند ماه دیگر مدیر گروه نبودم.
برای من جلسات یک نتیجه عینی را در بر داشت. حالت تهوع. مثل مواقعی که تمام روز مشغول کاری هستم و هیچ غذایی نمی‌خورم یا بدتر مثل بوی گازوئیل در ترمینال وقتی میخواهم برم تهران یا بیایم نور.
سندروم جلسات بی‌خاصیت
پیش خودم یک اصطلاح من درآوردی داشتم که در یکی از همین دست جلسات و در یکی از همین احوالات تهوع آور به آن رسیده بودم. اصطلاحی با این عنوان به نام سندروم جلسات بی‌خاصیت شرکت X. به جای X اسم شرکت مربوطه را می‌گذاشتم. X Useless Meeting Syndrome که مخفف‌اش میشد XUMS. در چند جلسه هم به عنوان نقد مطرح کردم هم در دانشگاه و هم در آن مرکز تحقیقات و … اما راه به جایی نبرد.
امروز بعد از سالها آن اصطلاح من درآوردی meeting Syndrome را توی گوگل سرچ کردم. باز هم در میانه‌ی یکی از همین جنس جلسات. و در کمال تعجب دیدم که واقعاً یک سندرومی وجود دارد با همین مفهوم Meeting Recovery Syndrome
همیشه برایم جالب بوده که بدانم شرکت‌های درست و درمان هم با این سندرم دست به گریبان هستند یا خیر؟ چند درصد جلسات این چنین است؟ بپذیریم این رویه را یا …؟
چون نتیجه نهایی این جنس جلسات که تصمیم گیری منجر به اجرا نیست. بیشتر تصمیماتی است برای اجرا نشدن. اما در عوضش احساس فعال بودن میدهد به فرد. به ویژه برای رئیس جلسه که تصمیمی را مصوب میکند و مسئولیت آن تصمیم را بر دوش اعضای جلسه می‌گذارد. احساس کاذب فعال نمایی هم میدهد به تصمیم گیران.
قانون بقای یکسری دستورجلسات
اما اعضای جلسه از پیش می دانستند هیچ بازوی اجرایی و نظارتی برای تصمیمات اتخاذ شده وجود ندارد. این تصمیمات را اجرا نمی‌کردند و به همین دلیل قانون بقای یکسری دستورجلسات به وجود آمد. یعنی یک سری از دستور جلسات هستند که از بین نمی‌روند و حل نمی شوند و تصمیمات اجرایی در موردشان گرفتن نمی‌شود و در نتیجه به مرحله اجرا نمی‌رسند، فقط از صورت جلسه‌ای به صورت جلسه دیگری منتقل می‌شوند.
در حالی که در واقعیت این دستور جلسات این قدر مسائل پیچیده‌ای نیستند یا حداقل این قدر زمان برای تصمیم گیری نیاز ندارد. می‌شود ساده اجرایشان کرد خطاهای اجرایش درآورد اصلاح کرد و پیش رفت.
همین قانون بقای دستور جلسات سبب بد خلقی رئیس جلسه می‌شود و از شوخی و خنده می‌رسد به تهدید و ارعاب و گاهی هم تحقیر. اما نوبت بعدی هم دوباره همان جلسه. همان دستور جلسات. همان آدمها. همان شیوه تصمیم گیری و … همه چی همان است. خب؟ گاهی اوقات تصور میکنم این دوستان از صمیم قلب به معجزه باور دارند. چون کاری نمی‌کنند در جهت تغییر نگرش اما باز هم این جلسات برقرار است با همان شیوه و با همان قدرت.
مکنده‌های زمان و انرژی
بنا به نوشته مقاله‌ای در مجله HBR افرادی که مسئول این جلسات هستند و باور به کمیت جلسات دارند و عاشق حرف زدن برای یک عده هستند یک باور دیگر هم دارند. اینکه در امر هدایت اثربخش جلسات توانا هستند. اما واقعیت ماجرا از دید کارکنان چیز دیگری است، جلساتی این چنینی مکنده‌های زمان و انرژی هستند. چون در این جلسات بیشتر مدیر جلسه حرف می‌زند. اینطور که واضح است اینست که مدیران اندکی غلو میکنند در توانایی‌شان.
در این مقاله اشاره میکند که مدیران اجرایی در امریکا به طور میانگین ۲۳ ساعت از ساعات کاری خود در هفته را در جلسات سپری میکنند. که ۸ ساعتش بدون بهره وری است. درصد قابل توجهی از افراد گفتند که در این شرایط رویا پردازی میکنند و یا کار دیگری را انجام می‌دهند. جالب است که طبق گزارش همچنان رهبران سازمان اعتقاد به اثربخشی این جلسات دارند و از علاقه خود به آن می‌گویند. وقتی مدیران تصور میکنند که این جلسات خوب است دیگر تمایلی به شنیدن نظرات منتقد و یا استفاده از فرصتها و تغییر در نگرش ندارند. به نظر می‌رسد حرف زدن زیاد باعث می‌شود متوجه سندرم جلسات بی‌خاصیت می‌شویم.
